Start med at aftale, hvem der skal bruge oplysningerne
Som chauffør kan du have brug for et overblik over dine vagter og det materiale, du afleverer til din vognmand. Som vognmand skal du også kunne sammenholde materialet på tværs af chauffører og biler. De to overblik behøver ikke at være ens.
Aftal derfor med vognmand eller revisor, hvilke dokumenter de vil have, hvordan perioden afgrænses, og hvor spørgsmål skal samles. Hvis du er ansat, er dit personlige vagtoverblik ikke automatisk virksomhedens regnskab. Hold lønoplysninger og virksomhedens omsætning adskilt.
Saml materialet, mens vagten er frisk i hukommelsen
Gem slutsedlen sammen med de kvitteringer, der hører til vagten. Vælg en fast måde at identificere vagten på, eksempelvis dato og bil. Hvis en vagt går over midnat, så brug den samme aftalte periode i både notater og afstemning.
Et tydeligt billede er lettere at kontrollere end en håndskrevet opsummering alene. Sørg for, at hele dokumentet og alle beløb kan læses. Skriv en kort note, hvis en kvittering dækker noget, som ikke er tydeligt på selve bilaget.
- Gem en læsbar slutseddel for vagten.
- Saml kvitteringer og forklar usædvanlige udgifter.
- Markér manglende materiale og aftal, hvem der følger op.
- Kontrollér, at samme bilag ikke er registreret to gange.
Skeln mellem omsætning og penge, der er udbetalt
En slutseddel og en bankudbetaling beskriver ikke nødvendigvis det samme tidspunkt eller beløb. Kontantbetaling, kortbetaling og andre afregninger kan fremgå forskellige steder. Brug oplysningerne til at undersøge sammenhængen, før du retter i tallene.
Eksempel: En slutseddel viser samlet 2.400 kr., fordelt på 600 kr. kontant og 1.800 kr. på kort. En bankpost på 1.750 kr. kan ikke alene bevise, at der mangler 50 kr. Se først efter en afregningsspecifikation, gebyrer og eventuelle forskelle i udbetalingsdato. Eksemplet er kun en afstemningsøvelse.
Lav en fast gennemgang af måneden
Gennemgå vagterne i datoorden. Find huller i rækken, dubletter og dokumenter, der er placeret i en forkert måned. Sammenhold derefter de samlede oplysninger med de afregninger, der faktisk hører til perioden.
Hold spørgsmål adskilt fra bekræftede oplysninger. Hvis et beløb endnu ikke er forklaret, så skriv, hvad du mangler at undersøge. Et synligt åbent spørgsmål er mere brugbart for revisoren end et beløb, der er ændret for at få totalen til at passe.
- Alle relevante vagter er med.
- Slutsedler og kvitteringer er læsbare og uden dubletter.
- Afregninger er sammenholdt med den rigtige periode.
- Afvigelser har en forklaring eller en ansvarlig for opfølgning.
Del bilag og forklaringer sammen
Aftal et format med modtageren, før du eksporterer. Et regneark kan give et hurtigt overblik, mens de underliggende bilag gør oplysningerne mulige at kontrollere. Sørg for, at det er tydeligt, hvilken periode materialet dækker.
Denne guide beskriver en praktisk arbejdsgang. Den fastlægger ikke din virksomheds bogførings-, skatte- eller lønpligter. Konkrete vurderinger om kontering, moms og fradrag skal afklares ud fra din situation med revisor eller den relevante myndighed.