Aftal periode, format og ansvar med revisoren
Start med at aftale, hvilke oplysninger revisoren forventer, og hvornår de skal være klar. Skriv periodens start- og slutdato tydeligt. Hvis der er flere biler eller chauffører, skal det være muligt at se, hvem og hvad materialet vedrører.
Aftal også, hvem der besvarer spørgsmål, og hvordan manglende bilag bliver fulgt op. Det er lettere at holde en fast afleveringsrutine, når hver chauffør ved, hvad der skal afleveres efter en vagt.
Saml dokumenterne bag overblikket
Et samlet tal er ikke det samme som dokumentation for tallet. Sørg for, at revisoren kan finde de slutsedler, kvitteringer og afregningsspecifikationer, som opsummeringen bygger på.
Gem dokumenter med en tydelig sammenhæng til perioden, bilen eller vagten. Undgå at sende den samme samling flere gange under forskellige filnavne. Hvis du leverer en rettet version, så forklar, hvad der er ændret.
- Slutsedler for de relevante vagter og biler.
- Kvitteringer og andre bilag, der indgår i opgørelsen.
- Afregninger og bankmateriale efter aftale med revisor.
- En særskilt liste med mangler, rettelser og spørgsmål.
Forklar forskelle mellem slutsedler og afregninger
Sammenhold opgørelsen med afregningerne for den samme periode. En betaling kan være udbetalt senere end den vagt, den vedrører. Gebyrer og andre modregninger kan også betyde, at indbetalingen ikke svarer direkte til slutsedlens total.
Beskriv forskellen i stedet for at udligne den med en uforklaret rettelse. Skriv beløb, dato, hvilken dokumentation du har, og hvad der stadig mangler. Så kan revisoren tage stilling til den konkrete behandling.
Åbn eksporten, før du sender den
Kontrollér en PDF eller et regneark som modtager, ikke kun som afsender. Er den rigtige måned valgt? Er alle relevante biler med? Kan man finde dokumentet bag en post? Kontrollér også, at billedbilagene er læsbare.
CabShift kan hjælpe med at samle og eksportere oplysninger, men selve eksporten bekræfter ikke, at posterne er fuldstændige eller korrekt bogført. Brug gennemgangen til at finde det, der skal undersøges, før materialet afleveres.
- Perioden og omfanget er tydeligt angivet.
- Summer er sammenholdt med underliggende materiale.
- Dubletter og manglende dokumenter er undersøgt.
- Åbne spørgsmål og ændringer er forklaret.
Del kun de oplysninger og den adgang, der er brug for
Brug den kanal eller adgang, I har aftalt med revisoren. Hvis I anvender revisoradgang i CabShift, så kontrollér, hvilke chauffører og oplysninger adgangen omfatter. Gennemgå adgangen igen, hvis samarbejdet ændrer sig.
Guiden er en praktisk afleveringsrutine, ikke en vurdering af virksomhedens skat, moms, løn eller bogføringspligt. Bed revisoren afklare kontering og de dokumentationskrav, der gælder for netop jeres virksomhed.