Tag billedet, før papiret bliver svært at læse
Læg slutsedlen på et plant underlag med lys fra siden eller ovenfra. Hold telefonen så lige over papiret som muligt. Både den øverste og nederste del skal være med, og fingre, skygger og reflekser må ikke dække oplysningerne.
Zoom ind på det færdige billede. Kan du selv læse de mindste tal? Hvis svaret er nej, er det bedre at tage billedet igen med det samme. På lange slutsedler skal du kontrollere, at hele dokumentet kan læses, også ved kanterne.
Kontrollér aflæsningen mod originalen
Automatisk aflæsning kan spare indtastning, men et foto med folder eller svag udskrift kan give fejl. Se især efter om et komma er flyttet, om et nul er blevet overset, eller om et minusbeløb er læst som positivt.
Sammenhold dato, vagt og beløb med dokumentet. Hvis bil eller chauffør fremgår, så kontrollér også tilknytningen. Udfyld ikke et uklart felt med et gæt; tag et nyt foto eller markér spørgsmålet til senere afklaring.
- Datoen og vagten stemmer.
- Beløb, decimaler og eventuelle minusser er korrekte.
- Betalingsfordelingen er kontrolleret, hvis den fremgår.
- Dokumentet er knyttet til den rigtige bil eller chauffør.
Undgå at tælle det samme dokument to gange
Et nyt foto af samme slutseddel er en erstatning for et dårligt billede, ikke en ny vagt. Kontrollér derfor, om dokumentet allerede ligger i din samling, før du tilføjer det igen.
To slutsedler kan godt have samme beløb uden at være dubletter. Sammenlign dato, vagt og dokumentets øvrige kendetegn. Hvis du ændrer en registrering, så behold en forklaring på, hvorfor den blev rettet.
Saml kvitteringer og kommentarer ved siden af slutsedlen
Slutsedlen fortæller om vagten, men forklarer ikke nødvendigvis alle udgifter eller afvigelser. Gem relevante kvitteringer separat, og skriv en kort forklaring, mens du stadig husker sammenhængen.
Eksempel: En kvittering er dateret dagen efter, fordi vagten sluttede efter midnat. En note med vagtens dato og tidsrum gør det lettere for modtageren at forstå sammenhængen uden at ændre datoen på originalen.
Kontrollér samlingen, inden du afleverer den
Aftal med vognmanden, hvornår materialet skal afleveres, og hvordan det skal deles. Tjek, at billederne kan åbnes, at perioden er tydelig, og at uløste spørgsmål er med.
Et foto alene afgør ikke, hvordan en post skal bogføres, eller hvilke krav der gælder for opbevaring. Aftal håndteringen af originaler og digitale kopier med den, der har ansvar for virksomhedens regnskab.